- Integrales, porque permiten controlar los diferentes
procesos de
la compañía entendiendo que todos los
departamentos de una empresa se
relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un
proceso es
punto de inicio del siguiente - Modulares. Los ERP
entienden que una empresa es un
conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados
por la información que comparten y que se genera
a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto
económica como técnicamente es que la
funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los
cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del
cliente.
Ejemplo: Ventas,
Materiales,
Finanzas,
Control de
Almacén, etc. - Adaptables. Los ERP están creados para
adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por
medio de la configuración o parametrización de
los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de
cada uno.
Los ERP basan su funcionamiento en base de datos
centralizada, los componentes del ERP interactúan entre
sí consolidando todas las operaciones, en
un sistema ERP los
datos se
ingresan sólo una vez y deben ser consistentes, completos
y comunes, las empresas que lo
implanten deben modificar alguno de sus procesos para alinearlos
con los del sistema ERP, un sistema ERP incluye un conjunto de
aplicaciones ERP o módulos, suele haber un software para cada unidad
funcional, la tendencia actual es a ofrecer aplicaciones
especializadas para determinadas industrias.
Entre los principales beneficios de un ERP, está
proveer acceso en tiempo real a
operaciones y datos financieros, modernizar las estructuras
administrativas, centralizar el control sobre la
información, estandarizar los procesos, Reducción
en los costos y tiempos
en los procesos claves del negocio, transacciones de la
información más rápidas, mejor administración financiera, establecer las
bases para el comercio
electrónico, hacer el
conocimiento de los procesos explícito. Davenport
(1998)
Cuando ERP trabaja en forma excelente se pueden acelerar
los procesos del negocio, reducir los costos, incrementar las
oportunidades de ventas, mejorar la calidad y la
satisfacción a los clientes, medir
los resultados continuamente, se automatizan los procesos que se
manejen bajo reglas o políticas
preestablecidas, evitando así la intervención
humana siempre propensa a errores, las compañías
mejoran y actualizan los paquetes que usan para administrar
recursos
corporativos y ganan control de aquellos procesos que son
críticos para el negocio, los ejecutivos pueden hacer
decisiones bien informadas debido a que los datos con que cuentan
son los mismos que usan los empleados de línea en ese
preciso momento (información real en tiempo real) y a su
vez los empleados evitan retrabajos por compartir la misma base
de datos, por su parte los departamentos de TI pueden dar
mantenimiento
más fácilmente al sistema ERP que a los sistemas
tradicionales que requerían conocimiento
de distintos lenguajes de
programación y bases de datos,
mientras que el ERP está basado en tecnología
estándar
¿Qué
son los Recursos
Humanos?
Recursos Humanos incluye todas las capacidades y
habilidades incluidas en el conjunto de empleados de una
empresa.
Integrar los procesos para Recursos Humanos con los
procesos generales del negocio y por tanto a un ERP facilita la
planeación estratégica y
táctica de la utilización del capital humano,
logrando obtener más de cada empleado, un mayor nivel de
eficiencia y
productividad
así como garantizar el cumplimiento de las aspiraciones de
capacitación y desarrollo del
personal
empleado, logrando retención y aumento del capital
intelectual correspondiente
Otra ventaja de esta integración es la facilidad para llevar de
forma automatizada el gasto por concepto de pagos
a los empleados, por gastos de
viajes,
capacitación, etc, así como la planificación de presupuestos
de todas las actividades del área, incluidas vacaciones,
estímulos a empleados y cualquier otra considerada por la
dirección del negocio.
O sea, esta integración permite el acceso en
tiempo real para todos los usuarios de una información
confiable y segura, donde los procesos de recursos humanos
participan en todas las funciones
operativas, tácticas y estratégicas del negocio de
la empresa
Las funciones realizadas por los departamentos de
Recursos Humanos son todavía en muchas organizaciones
administrativas, ya las empresas más comprometidas y
serias han comenzado la formalización de la selección,
evaluación, y capacitación del
personal, dando la verdadera importancia al control y
retención del capital humano
como parte integrante del capital del negocio, por lo que las
funciones de rastrear datos personales, habilidades
profesionales, experiencia, necesidades de capacitación,
intereses por cada uno de los empleados se están volviendo
cada vez más complejas.
¿Qué son las Nóminas?
El proceso de realización de las Nóminas
en una empresa es aquel mediante el cual se procesan las
incidencias laborales de un período, siendo plasmadas las
relaciones monetarias entre la empresa que
contrata y los trabajadores contratados por ella, quedando
explícitamente escrito la dependencia entre ellos debido a
este proceso de compra venta de fuerza
laboral,
incluyendo además el cumplimiento de cualquier compromiso
financiero contraído entre ambas partes,
Diferentes
Softwares utilizados en la actualidad para el proceso de
Nóminas
- Fortia Nómina: está totalmente
actualizado con la normatividad vigente en el aspecto, fiscal,
laboral y de seguridad
social. Se mantienen actualizados siempre los aspectos
legales dando a su empresa la tranquilidad de responder
oportunamente a la cambiante legislación nacional. Su
facilidad de uso lo hacen la herramienta ideal para los
usuarios finales quienes adquieren una total independencia tanto de su área de
sistemas como de proveedores
externos, siendo autosuficientes para responder a las
cambiantes necesidades del área de nómina. La
explotación de la información es una de las
principales ventajas competitivas de Fortia Nómina,
donde en cualquier momento puede analizar la información
histórica en línea, auditar cualquier proceso de
cálculo en cualquier momento y en toda la
historia que su
hardware sea
capaz de almacenar. El reporteador está totalmente
orientado al usuario de tal modo que el usuario obtenga sus
propios reportes. Sistema TRESS: Con el módulo de
Nómina se calculan los pagos a los empleados, cumpliendo
con las obligaciones
fiscales correspondientes y se puede realizar el pago de manera
electrónica, por ser un sistema integral,
toda la información previamente registrada en los
demás módulos está disponible para los
procesos referentes a nómina, permite configurar
diferentes periodos de nómina: diario, semanal, decenal,
catorcenal, quincenal y mensual, considera las nóminas a
destajo y comisionistas, realiza pagos electrónicos,
cálculo y dotación de moneda para vales en
efectivo y vales de despensa, cálculo de salarios
brutos en base a percepciones netas, determinación de
conceptos exentos y gravados y otras opciones que no se aplican
en nuestro país para el sistema de pago - NomiConta es un completo y actualizado sistema para
la gestión y administración de nóminas para
empresas, asesorías y gestorías profesionales.
Entre sus muchos procesos incluye cálculo de
nóminas, atrasos, rectificación de
cálculos, finiquitos, recibos de nómina, seguridad
social, asientos contables, cálculo de presupuestos,
actualización de convenios y categorías, etc.
Cada una de dichas bases dispone de mantenimiento, edición y utilidades extra relacionadas
con las mismas. - SP Nomina Plus Profesional permite elaborar las
nóminas y demás impresos oficiales necesarios
para una completa y eficaz gestión laboral de su
empresa. Permite la máxima flexibilidad en la
definición de Conceptos retributivos, configurables por
el usuario según sus necesidades sin que existan
conceptos fijos predefinidos en la aplicación, calcula
en la Nómina mensual, pagas, atrasos y finiquitos, alta
potencia en
el cálculo de atrasos con posibilidad de descontar los
conceptos a cuenta convenio, posibilita seleccionar diferentes
formas de cobro del trabajador: talón, transferencia y
efectivo, emite la carta de
liquidación con desglose, permitiendo el pago del
salario en
varias opciones, incluye configuración y emisión
de talones, dispone de diferentes formatos oficiales de recibos
de salario, tanto en papel preimpreso como en papel en blanco,
siendo estos totalmente configurables por el
usuario. - Visual SUELDOS es muy sencillo de utilizar para
liquidar sueldos y jornales.La liquidación se realiza en
forma activa y directa, viendo el recibo completo en pantalla
en el momento de liquidar. Los conceptos de liquidación
se definen mediante fórmulas sencillas. Es posible
copiar las fórmulas de conceptos de una empresa a otra,
mantener archivos
históricos, permitiendo la consulta y/o impresión
de liquidaciones anteriores, emite los recibos de sueldo en
papel común, o en cualquiera de varios modelos
comerciales, incorpora un módulo de transferencia de
archivos para el control remoto del sistema a través de
Internet con
fines de asesoramiento, diagnóstico y corrección de
errores - EuroNom: Programa de
gestión profesional de nóminas, seguros
sociales e I.R.P.F. Es una aplicación de nóminas
y por ello se sobreentiende que permite realizar todos aquellos
procesos que hacen referencia tanto a las propias
nóminas, como a los seguros sociales y el pago de
Impuestos.
Incluye Sistema R.E.D. (transferencia de datos a la Seguridad
Social), multiempresa, multiusuario, edición e
impresión de contratos,
recibo de salarios en formato oficial. - Nóminas Win: Diseñado para la PyME, NominaWin
en su última versión incorpora novedades sobre
versiones anteriores, monopuesto y monoempresa, permite
emisión de nóminas y Seguros Sociales,
innumerables posibilidades de cálculo, tiempos
parciales, formación atrasos, finiquitos, tablas,
grupos,
categorías y epígrafes, bonificaciones y
reducciones, convenios, incidencias mensuales, huelga,
ausentismo, altas y bajas, contratos, foto en ficha del
trabajador, impresos totalmente configurables, boletines de
cotización, acceso y niveles de seguridad y modelos
oficiales. Sistema RED (Remisión
Electrónica de Documentos. - El módulo de Control de Nómina de
Exactus Impulso™, se encarga del manejo eficiente y
seguro de
las nóminas o planillas de la empresa y de registrar los
asientos correspondientes en el módulo de Contabilidad
General. Este módulo se amolda a los requerimientos de
cada empresa y a las diferentes legislaciones internacionales,
al presentar gran flexibilidad para la definición y
especificación de los conceptos del salario de los
empleados. Se integra con el módulo de Recursos Humanos
para utilizar y complementar los datos de los empleados y
conocer el estado de
estos para el cálculo y pago de salarios y con el
módulo de Control Bancario para efectos de la
emisión de los documentos de pago a los empleados.
Permite definir las diferentes partes que conforman el salario,
permite definir para cada nómina de manera individual,
los empleados que pertenecen a ella, los rubros que determinan
el salario (conceptos) y su periodicidad de aplicación y
cálculo de salario, en conjunto con las transacciones
contables respectivas, pero la empresa puede manejar diferentes
tipos de nóminas: mensual, semanal, etc, el sistema
realiza los cálculos de las nóminas
independientemente una de la otra, según la periodicidad
y conceptos definidos para cada una, se pueden definir nuevos
conceptos por medio de la construcción de fórmulas, para lo
cual se cuenta con un editor fácil de utilizar, que
verifica la sintaxis e inconsistencias de las fórmulas
definidas, cada concepto es asociado a los centros de costo –
cuentas
contables requeridas por la empresa, con el fin de cargar
las operaciones contables de la nómina de la empresa al
destino correcto, los conceptos se pueden asociar
automáticamente a todos los empleados de una planilla o
se pueden definir manualmente, el sistema genera un archivo
histórico que registra cada monto pagado o deducido por
los empleados debido a los conceptos aplicados o considerados
en cada planilla, Reportes de inconsistencias de nómina,
reportes de desglose por entidad bancaria, comprobantes de
pago, listado de conceptos incluidos en cada nómina,
libro de
salarios, tarjetas de
empleados, controla la seguridad del sistema, al registrar a
los usuarios que tiene autorización para generar,
modificar y aplicar cada tipo de planilla, permite la
generación de Transferencias electrónicas de
fondos.
Todas estas aplicaciones, formando parte de un ERP, son
soluciones
actuales y válidas para el proceso de las nóminas
en las diferentes empresas, siendo bastante adaptables a las
exigencias de cada una en particular pero nuestras empresas no
pueden acceder a ellas debido al coste de instalación y
mantenimiento que no está al alcance de nuestro
país en este momento. Por lo que debemos lograr entonces
un software hecho a nuestra medida, con soluciones propias y que
resuelvan los problemas que
en este sentido afronta la empresa cubana actual.
Situación Actual en nuestro país
del Proceso de Nóminas
Las aplicaciones que se utilizan en la mayoría de
nuestras empresas hoy en día son soluciones "caseras" o
"artesanales" que en su momento resolvieron el problema
crítico del proceso matemático del cálculo
de las nóminas en las empresas, sin posibilidad alguna de
parametrización, aplicando la fórmula de una
aplicación por empresa, con salarios y pagos fijos, la
mayoría de ellas sin aplicar deducciones o descuentos,
aplicaciones que solucionaron en su momento las tareas
mecánicas y repetitivas pero no permiten parametrizar para
ajustarse a cambios en los requerimientos.
En otras empresas un poco más actualizadas
utilizan aplicaciones que permiten cierto grado de
parametrización, como el Nombre de la empresa o el
responsable de Nóminas, pero no llegan más
allá.
Es por ello que pretendemos obtener un sistema de
Procesamiento de Nóminas adecuado a nuestras necesidades,
la primera de ellas la economía dada por la necesidad de utilizar
el software libre
para evitar el alto costo de las licencias de otros tipos de
software, y que cumpla con los requisitos de
parametrización y adaptabilidad que precisan nuestras
empresas al día de hoy. Entre estos requerimientos
están:
-Implementarlo en una plataforma actual y no
excesivamente cara.
-Garantizar la disponibilidad e integralidad de la
información.
-Garantizar la adaptabilidad del software a cambios de
estructura en
la pirámide de pagos que se realiza
actualmente.
-Permitir definir pagos que benefician a todos los
trabajadores de una entidad, a sólo un grupo de ellos
o a un trabajador en particular.
-Permitir definir si algún o algunos trabajadores
estarán exentos de los beneficios de un pago dado o de la
aplicación de una deducción determinada.
-Permitir el pago o no de estimulaciones por porcientos
por encima de lo devengado, como sistema de
estímulo.
– Permitir o no la aplicación de deducciones por
incumplimientos de determinadas condiciones estipuladas en el
Convenio de Trabajo.
-Obtener listados con la información referente a
cada trabajador en el momento deseado.
-Permitir acceder a la información de
períodos anteriores procesados.
-Generar automáticamente el Comprobante Contable
de los pagos y deducciones realizados en la nómina
así como el pago de las obligaciones de la empresa a este
respecto.
Importancia de la Información de
la Nómina
La importancia de la información como valor agregado
del negocio es cada vez más reconocida pero muchas veces
esa información no se conoce porque no se utilizan las
herramientas
tecnológicas para agruparlas y analizarlas. Para las
soluciones estándares que tenemos implementadas hoy en
día en la mayoría de nuestras empresas el
desarrollo de nuevas funcionalidades se reduce a ajustar los
cálculos cuando hay cambios en los salarios aplicar. La
importancia de la nómina en la empresa es a veces
subvalorada, a pesar de ser la responsable de llevar todo el
proceso de la relación monetaria empresa – empleado,
o sea, pagos, descuentos, ajustes que conlleven liquidar la deuda
entre ellos en cada periodo de tiempo pactados por las partes,
generalmente de forma mensual o quincenal. Este proceso pudiera
parecer sencillo mirado de lejos pero es sumamente complicado si
consideramos que incluye todos los aspectos relacionados con el
pago de uso de fuerza de trabajo, seguridad social, vacaciones,
préstamos, salario y otra serie de compromisos legales
particulares para cada empleado, si añadimos a esto que
pueden llegar a ser cientos y en ocasiones miles de empleados
comenzamos a tener idea del volumen de
información a procesar.
Esta información es valiosa y puede ser llevada
de una manera sencilla a un modelo de
inteligencia
de negocios para
que los gerentes puedan conocer y analizar el comportamiento
laboral de una manera más profunda, y tomar decisiones
sobre ello. Entre la información poco aprovechada
está la del ausentismo, la calidad del trabajo, la
especialización y la capacitación de los
técnicos y profesionales.
Bibliografía
- 1.-
- 2.- dinocasa.iespana.es/programas/general.html
- 3.-
www.dbns.com.ar/software/logosoft/VisualSueldos.htm - 4.-
www.beep.es/Profesional/Software/Contabilidad/ARS-Software–NOMINAWIN - 5.- www.systemnatura.net/nomiconta/nomiconta.html
- 6.-
spanish.articlespublish.com/carreras/la-importancia-de-los-recursos–humanos.html
Autora:
Marina Cabezas Rojas
Datos de la Autora:
Ha sido confeccionado por Marina Cabezas Rojas, y se
refiere a un estudio realizado con el propósito de optar
por el título de Master en Informática Aplicada en la Universidad de
Matanzas, Cuba.
Confeccionado en la Ciudad de Cárdenas, Matanzas,
Cuba a los 26 días del mes de Mayo del 2008
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